Du kennst das sicher auch. Eine gute Alltagsorganisation ist nicht ohne.
Als berufstätige Frau ist es im Alltag oft eine echte Herausforderung, die verschiedenen Alltagsaufgaben unter einen Hut zu bekommen. Als Selbstständige und als Mutter noch mal mehr.
Mehr Struktur im Alltag: Warum der Kalender Dir nicht weiterhilft
Also haben wir alle einen Kalender.
Es gibt in unterschiedlichsten Variationen. Wir haben ihn auf dem Smartphone und dem PC, als Buchkalender mit schönen Zitaten, als Familienwandkalender. Er ist oft das erste Mittel der Wahl, um Termine zu sammeln und zu organisieren. Doch leider reicht dies oft nicht aus, um den Alltag erfolgreich zu managen. In diesem Artikel erfährst du, warum ein Kalender allein nicht ausreicht und was du tun kannst, um mehr Struktur in deinen Alltag zu bringen.

Der Kalender allein reicht nicht
Ein Kalender ist ein reines Terminplanungstool. Er dient dazu, Termine zu notieren.
Termine mit anderen oder von anderen, Geburtstage, Sport oder Arzttermine, zum Beispiel.
Der klassisch geführte Kalender schafft keinen Überblick über die wirklichen zeitlichen Ressourcen, die Dir zur Verfügung stehen.
Denn viele wichtige Dinge finden im Kalender keinen Platz.
Pufferzeiten und Routinen
Alltägliche Routineaufgaben wie zum Beispiel das Lesen von E‑Mails oder Haushaltsaufgaben werden nicht berücksichtigt.
Ebenso werden im Kalender auch keine Pufferzeiten berücksichtigt, oder Fahrzeiten.
Eine gute Alltagsorganisation berücksichtigt jedoch Pufferzeiten, denn diese bringen viel Ruhe in den Alltag. Wenn ein Termin zum Beispiel unvorhergesehen länger dauert oder es zu Verzögerungen kommt, sorgen genau diese Pufferzeiten dafür, dass der Zeitplan nicht komplett durcheinander gerät.
Ebenso sind eingeplante Fahrzeiten sind wichtig, um realistischere Zeitpläne zu erstellen.
Anders als in einem Schulstundenplan berücksichtigen wir als Erwachsenen, auch keine Pausenzeiten im Kalender, was dazu führen kann, dass genau diese als Erstes hinten runterfallen, wenn es wegen der nicht berücksichtigten Pufferzeiten zwischen den verschiedenen Terminen eng wird.

Wie Du es besser lösen kannst
1.Kenne Deinen Status Quo
Bevor Du beginnst eine andere Struktur in dein Alltag zu bringen, solltest du zunächst Zeit nehmen und eine Zeitlang den eigenen Alltag beobachten und dokumentieren, welche Dinge Du im Alltag erledigst, und wie lange Du für etwas brauchst.
2. Verplane maximal 50 % deines Tages
Schaffe Dir Pufferzeiten, indem man nur 50 % des Tages verplanst. und bei freien Zeiten kleine Aufgaben zusätzlich erledigt oder die Freizeit genießt. Pausen sollten ebenfalls eingeplant werden und die gleiche Priorität wie einem wichtigen Termin eingeräumt werden. Es ist wichtig, jeden Tag Zeit zu nehmen und Aufgaben nach Zeit und Prioritäten zu planen. Schließlich solltest du herausfinden, welche Methode zu dir und deinem Alltag passt. Lege dir einen festen Zeitraum zum Ausprobieren fest, führe es durch und reflektiere nach der Zeit.
3. Berücksichtige Deine Zeit-Ressource
Nichts ist frustrierender, als am Ende eines Tages noch jede Menge offene Aufgaben auf dem Zettel (oder im Kopf) zu haben. Plane also deine Tätigkeiten immer unter Berücksichtigung deiner Zeit.
Plane nicht mehr als 3 bis 5 Aufgaben am Tag, je nach Umfang der zur Verfügung stehenden Zeit. Plane so, deine Tätigkeiten so, dass sie wirklich machbar sind.
Durch die geplanten Pufferzeiten, wirst u feststellen, dass es viele Tage gibt, an denen Du mehr schaffst, als Du auf Zettel stehen hattest.
Eine gute Voraussetzung für einen zufriedenen Tagesabschluss.
4. Lege Zeitblöcke für Deine Routineaufgaben fest
Bestimmte Aufgaben wiederholen sich täglich oder wöchentlich — im Büro zum Beispiel E‑Mails lesen und beantworten, als Selbstständige gehört auch Social Media dazu. Aber auch die Aufgaben des täglichen Haushalts sind meist Routinetätigkeiten. Für diese Routinen legst Du Dir am besten feste Zeitblöcke in der Woche fest. Du reservierst Dir für regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten feste Zeiten. Hier beendest Du Dein Arbeiten, wenn die festgelegte Zeit abgelaufen ist.
5. Mache regelmäßig einen Tagesrückblick
Nimm Dir am Abend ein paar Minuten Zeit für einen kurzen Rückblick auf Deinen Tag.
Wenn Du mit den richtigen Fragestellungen auf Deinen Tag zurückschaust, findest Du Deine kleinen Stolpersteine, aber noch wichtiger ist, Du kannst Deinen Fokus ganz bewusst auf all das lenken, was Du am Tag geschafft hast.
Nicht erledigte Aufgaben kannst Du bewusst zu einem anderen Zeitpunkt neu planen. So kannst Du den Tag mit einem guten Gefühl beenden.
Fazit
Ein Kalender allein reicht oft nicht aus, um den Alltag erfolgreich zu managen. Es ist wichtig, auch Pufferzeiten, Fahrzeiten, aktuelle zeitliche Ressourcen, Pausenzeiten und die Planung von Aufgaben in kleinen Schritte mit einzubeziehen.
Mit einer guten Planung und Strukturierung lässt sich der Alltag besser meistern und man kann erfolgreich und zufrieden durch den Tag gehen.
Wie zufrieden bist Du mit Deiner Alltagsstruktur?
Wie organisierst Du Deinen Alltag? Bist Du am Abend zufrieden, oder hast Du auch immer wieder das Gefühl, Dein Tag ist zu kurz und Du läufst Deinen Aufgaben hinterher?
Ich freue mich über Deinen Kommentar!