Alltagsorganisation — Ein Kalender hilft dir nicht

Du kennst das sicher auch. Eine gute All­tags­or­ga­ni­sa­ti­on ist nicht ohne.
Als berufs­tä­ti­ge Frau ist es im All­tag oft eine ech­te Her­aus­for­de­rung, die ver­schie­de­nen All­tags­auf­ga­ben unter einen Hut zu bekom­men. Als Selbst­stän­di­ge und als Mut­ter noch mal mehr.

Mehr Struktur im Alltag: Warum der Kalender dir nicht weiterhilft

Also haben wir alle einen Kalen­der.
Es gibt in unter­schied­lichs­ten Varia­tio­nen. Wir haben ihn auf dem Smart­phone und dem PC, als Buch­ka­len­der mit schö­nen Zita­ten, als Fami­li­en­wand­ka­len­der. Er ist oft das ers­te Mit­tel der Wahl, um Ter­mi­ne zu sam­meln und zu orga­ni­sie­ren. Doch lei­der reicht dies oft nicht aus, um den All­tag erfolg­reich zu mana­gen. In die­sem Arti­kel erfährst du, war­um ein Kalen­der allein nicht aus­reicht und was du tun kannst, um mehr Struk­tur in dei­nen All­tag zu brin­gen.

Der Kalender allein reicht nicht

Ein Kalen­der ist ein rei­nes Ter­min­pla­nungs­tool. Er dient dazu, Ter­mi­ne zu notie­ren.

Ter­mi­ne mit ande­ren oder von ande­ren, Geburts­ta­ge, Sport oder Arzt­ter­mi­ne, zum Bei­spiel.

Der klas­sisch geführ­te Kalen­der schafft kei­nen Über­blick über die wirk­li­chen zeit­li­chen Res­sour­cen, die dir zur Ver­fü­gung ste­hen.
Denn vie­le wich­ti­ge Din­ge fin­den im Kalen­der kei­nen Platz.

Pufferzeiten und Routinen

All­täg­li­che Rou­ti­ne­auf­ga­ben wie zum Bei­spiel das Lesen von E‑Mails oder Haus­halts­auf­ga­ben wer­den nicht berück­sich­tigt.
Eben­so wer­den im Kalen­der auch kei­ne Puf­fer­zei­ten berück­sich­tigt, oder Fahr­zei­ten.

Eine gute All­tags­or­ga­ni­sa­ti­on berück­sich­tigt jedoch Puf­fer­zei­ten, denn die­se brin­gen viel Ruhe in den All­tag. Wenn ein Ter­min zum Bei­spiel unvor­her­ge­se­hen län­ger dau­ert oder es zu Ver­zö­ge­run­gen kommt, sor­gen genau die­se Puf­fer­zei­ten dafür, dass der Zeit­plan nicht kom­plett durch­ein­an­der gerät.

Eben­so sind ein­ge­plan­te Fahr­zei­ten wich­tig, um rea­lis­ti­sche­re Zeit­plä­ne zu erstel­len.

Anders als in einem Schul­stun­den­plan berück­sich­ti­gen wir als Erwach­se­nen, auch kei­ne Pau­sen­zei­ten im Kalen­der, was dazu füh­ren kann, dass genau die­se als Ers­tes hin­ten run­ter­fal­len, wenn es wegen der nicht berück­sich­tig­ten Puf­fer­zei­ten zwi­schen den ver­schie­de­nen Ter­mi­nen eng wird.

Wie du es besser lösen kannst

1. Kenne deinen Status Quo

Bevor du beginnst eine ande­re Struk­tur in dei­nen All­tag zu brin­gen, soll­test du zunächst Zeit neh­men und eine Zeit­lang den eige­nen All­tag beob­ach­ten und doku­men­tie­ren, wel­che Din­ge Du im All­tag erle­digst, und wie lan­ge du für etwas brauchst.

2. Verplane maximal 50 % deines Tages

Schaf­fe dir Puf­fer­zei­ten, indem man nur 50 % des Tages ver­planst. und bei frei­en Zei­ten klei­ne Auf­ga­ben zusätz­lich erle­digt oder die Frei­zeit genießt. Pau­sen soll­ten eben­falls ein­ge­plant wer­den und die glei­che Prio­ri­tät wie einem wich­ti­gen Ter­min ein­ge­räumt wer­den. Es ist wich­tig, jeden Tag Zeit zu neh­men und Auf­ga­ben nach Zeit und Prio­ri­tä­ten zu pla­nen. Schließ­lich soll­test du her­aus­fin­den, wel­che Metho­de zu dir und dei­nem All­tag passt. Lege dir einen fes­ten Zeit­raum zum Aus­pro­bie­ren fest, füh­re es durch und reflek­tie­re nach der Zeit.

3. Berücksichtige deine Zeit-Ressource

Nichts ist frus­trie­ren­der, als am Ende eines Tages noch jede Men­ge offe­ne Auf­ga­ben auf dem Zet­tel (oder im Kopf) zu haben. Pla­ne also dei­ne Tätig­kei­ten immer unter Berück­sich­ti­gung dei­ner Zeit.
Pla­ne nicht mehr als 3 bis 5 Auf­ga­ben am Tag, je nach Umfang der zur Ver­fü­gung ste­hen­den Zeit. Pla­ne so, dei­ne Tätig­kei­ten so, dass sie wirk­lich mach­bar sind.
Durch die geplan­ten Puf­fer­zei­ten, wirst du fest­stel­len, dass es vie­le Tage gibt, an denen du mehr schaffst, als du auf Zet­tel ste­hen hat­test.
Eine gute Vor­aus­set­zung für einen zufrie­de­nen Tages­ab­schluss.

4. Lege Zeitblöcke für deine Routineaufgaben fest

Bestimm­te Auf­ga­ben wie­der­ho­len sich täg­lich oder wöchent­lich — im Büro zum Bei­spiel E‑Mails lesen und beant­wor­ten, als Selbst­stän­di­ge gehört auch Social Media dazu. Aber auch die Auf­ga­ben des täg­li­chen Haus­halts sind meist Rou­ti­ne­tä­tig­kei­ten. Für die­se Rou­ti­nen legst du dir am bes­ten fes­te Zeit­blö­cke in der Woche fest. Du reser­vierst dir für regel­mä­ßig wie­der­keh­ren­de Tätig­kei­ten fes­te Zei­ten. Hier been­dest du dein Arbei­ten, wenn die fest­ge­leg­te Zeit abge­lau­fen ist.

5. Mache regelmäßig einen Tagesrückblick

Nimm dir am Abend ein paar Minu­ten Zeit für einen kur­zen Rück­blick auf dei­nen Tag.

Wenn du mit den rich­ti­gen Fra­ge­stel­lun­gen auf dei­nen Tag zurück­schaust, fin­dest du dei­ne klei­nen Stol­per­stei­ne, aber noch wich­ti­ger ist, du kannst dei­nen Fokus ganz bewusst auf all das len­ken, was du am Tag geschafft hast.
Nicht erle­dig­te Auf­ga­ben kannst du bewusst zu einem ande­ren Zeit­punkt neu pla­nen. So kannst du den Tag mit einem guten Gefühl been­den.

Fazit

Ein Kalen­der allein reicht oft nicht aus, um den All­tag erfolg­reich zu mana­gen. Es ist wich­tig, auch Puf­fer­zei­ten, Fahr­zei­ten, aktu­el­le zeit­li­che Res­sour­cen, Pau­sen­zei­ten und die Pla­nung von Auf­ga­ben in klei­nen Schrit­te mit ein­zu­be­zie­hen.
Mit einer guten Pla­nung und Struk­tu­rie­rung lässt sich der All­tag bes­ser meis­tern und man kann erfolg­reich und zufrie­den durch den Tag gehen.

Wie zufrieden bist du mit deiner Alltagsstruktur?

Wie orga­ni­sierst du dei­nen All­tag? Bist du am Abend zufrie­den, oder hast du auch immer wie­der das Gefühl, dein Tag ist zu kurz und du läufst dei­nen Auf­ga­ben hin­ter­her?
Ich freue mich über dei­nen Kom­men­tar!

Hier kommst du zum kos­ten­lo­sen Ken­nen­lern-Gespräch.

Mehr über Alltagsorganisation findest du in den folgenden Artikeln

• Stress­frei durch den All­tag: Wie eine gute All­tags­or­ga­ni­sa­ti­on dein Wohl­be­fin­den för­dert
• Zwi­schen Busi­ness und Fami­lie — 5 Schrit­te zu weni­ger Stress im All­tag