weil ich mich wieder selbstbestimmt statt fremdbestimmt fühle.
Seit ich mit dem Kanban arbeite, verwalte ich wieder meine Zeit und werde nicht von meinen Aufgaben und Terminen fremdbestimmt.
Denn ich kann es immer wieder flexibel auf meine täglichen Bedürfnisse anpassen kann.
Das Kanban-Board half mir aus dem Hamsterrad auszusteigen.
Zeitmanagement und Tagesstruktur wurden in meinem Leben als berufstätige Mutter von drei, mittlerweile erwachsenen Töchtern, ein immer größeres Thema.
Tausende Tools und nichts klappte
Jahrelang habe ich die verschiedenen Tools und Methoden ausprobiert, die vielfältigen Aufgaben und Termine, die eine Familie und Haushalt mit sich bringen, im Blick zu halten und durchzuführen. Meine Familie war oft mega genervt, wenn ich wieder mit einer neuen Idee um die Ecke kam.
Ich kann kaum mehr zählen, wie viele verschiedene es waren.
Der klassische Kalender oder Familienkalender als Buch oder als Wandkalender, Checklisten, To-do-Listen, Wochenpläne mit einzelnen Spalten für alle Familienmitglieder, mit und ohne Belohnungssystemen, Familienkonferenzen.…
Ich glaube, es gab nichts, was ich nicht ausprobiert habe. Es war ein bisschen wie im Diäten-Wahnsinn.…
Eins hatten allerdings alle gemeinsam... Sie haben mich nicht zufriedener gemacht, im Gegenteil. Am Ende des Tages waren immer noch unbearbeitete Aufgaben oder vergessene Termine… meine Unzufriedenheit wuchs. Das Ganze wurde mit meiner Selbstständigkeit noch schwieriger, denn plötzlich hatte ich einen zweiten Kalender.
Meine emotionale Belastbarkeit entsprach der einer Pusteblume!
Ich war total unentspannt. Obwohl ich den ganzen Tag gearbeitet habe, waren häufig am Abend noch unbearbeitete Aufgaben auf der Liste.
Dementsprechend habe ich am nächsten Tag versucht, noch mehr Gas zu geben. Ich versuchte mehr Sachen gleichzeitig zu machen, immer schneller zu arbeiten, immer weniger Rücksicht auf meine physischen und psychischen Grenzen.
Häufig arbeitete ich bis tief in die Nacht, musste aber natürlich am nächsten Tag wieder früh raus.
Das Familienleben kam zu kurz und es gab keinen Ausgleich mehr.
Irgendwann war mein Akku leer.
Konzentrationsschwierigkeiten und Unausgeglichenheit waren die Folge und sorgten für einen massiven Leistungsabfall.
Mir unterliefen immer mehr Fehler, und mein Dauerstress stieg in einen High-End-Livel.
Das Kanban änderte meinen Alltag
Ein kleiner Exkurs
Das Kanban-Board ist seit vielen Jahren in der Projektarbeit bekannt, und kommt klassisch aus der Autoindustrie.
Seit einer Weile hat es den Weg aus den Büros in die privaten Haushalte gefunden, um dort den Familienalltag zu strukturieren.
Seine großen Vorteile sind die Agilität, Flexibilität und die Visualisierung.
Mich hat das Kanban-Board mit seinem Aufbau total abgeholt.
So ein Kanban-Board ist in vier verschiedene Bereiche unterteilt.
Es gibt
- den Vorratsspeicher/das Backlog
- die To-dos
- in Arbeit / in progress
- erledigt / done
Dieser Aufbau hilft mir, meine Aufgaben und Termine zu visualisieren und damit zu strukturieren. Ich habe meine Aufgaben immer im Blick.
Ich nehme mir Zeit für die Planung
Seit ich mit dem Kanban-Board arbeite, nehme ich mir regelmäßig Zeit, meistens Sonntagsabend, und sammele alle meine Termine und die damit verbundenen Aufgaben.
Alle Aufgaben für diese Woche werden auf Kärtchen notiert, die ich in den Vorratsspeicher hefte.
Dabei berücksichtige ich meine zur Verfügung stehenden Zeitfenster. Habe ich viele feste Termine, oder mehr frei verfügbare Zeiten…
Manchmal wird mir dabei schon klar…
Das werde ich in dieser Woche gar nicht alles schaffen,
und ich kann gleich überlegen, was sortiere ich aus, was kann ich abgeben, oder was kann ich tun, um mich nicht zu übernehmen.
Ganz wichtig:
Es bekommen nicht nur Arbeitsaufgaben ein Kärtchen, sondern auch schöne Aufgaben. Kaffeetrinken mit einer Freundin, walken gehen, oder meine Ich-Zeit.
Im Moment zum Beispiel gibt es ein Kärtchen “Tonis Welt”. Da schaue ich mit meiner Tochter gemeinsam diese Serie
für uns beide eine Quality-Time.
Die täglichen To-dos
Jeden Abend nehme ich mir eine Zeit, überlege was morgen ansteht und plane die Termine und Aufgaben für den nächsten Tag. Die entsprechenden Kärtchen hefte ich dafür aus dem Vorratsspeicher in die To-do-Liste.
So sehe ich genau, was heute ansteht. Und zwar beruflich und auch privat.
Schließlich habe ich nur einmal 24 Stunden am Tag und kann die Zeit nur einmal nutzen.
Also überprüfe ich im Kopf immer wieder…
- Wie lange brauchen Aufgaben?
- Gibt es Fahrtwege?
- Kann ich Aufgaben verbinden?
Was heißt denn: In Arbeit?
Wir glauben ja immer, mit Multitasking, würden wir effizienter arbeiten, die Erfahrung zeigt jedoch, dass das gar nicht so ist.
Ich koche, das Telefon klingelt, ich telefoniere, und zack brennt das Essen an.
Ok, das ist jetzt vielleicht ein bisschen übertrieben.
Aber mir ist es schon häufig so ergangen, dass ich etwas angefangen habe, dann kam etwas Zweites dazu, und spätestens bei der dritten Aufgabe war die Erste schon wieder raus aus meinem Kopf.
Schon geht die Rennerei los, wo hab ich den Schlüssel, das Portemonnaie hingelegt, oder Ach Mensch, die E‑Mail ist ja noch gar nicht raus.
Privat vielleicht nur nervig und ärgerlich, beruflich ein “No-Go”.
Genau deswegen kommen in mein drittes Feld immer nur zwei, maximal drei Aufgaben, die ich gleichzeitig bearbeite.
Und auch nur dann, wenn das wirklich geht.
Ich suche aus meiner To-do-Liste die Kärtchen aus, mit denen ich und hefte sie in das dritte Feld.
Habe ich eine Aufgabe erledigt, kommt sie in Feld 4, und mit einer neuen Aufgabe wandert auch das entsprechende Kärtchen von einem in das passende Feld.
Es ist also immer Bewegung auf meinem Board, und doch behalte alle Aufgaben gut im Blick.
“Fertig” sind heute nur noch die Aufgaben.
Habe ich eine Aufgabe beendet, wandert das Kärtchen in Feld Fertig.
Das ist mein liebstes Feld auf dem Board, denn es bereitet mir immer doppelt Freude!
Einmal genieße ich, wie es über den Tag immer voller wird (und freue mich über alles, was ich schon erledigt habe), und abends verschiebe ich meistens ganz bewusst, das Kärtchen mit der letzten Aufgabe.
Das ist in der Regel die Planung für den folgenden Tag.
Im besten Fall sind die geplanten Aufgaben des Tages abgearbeitet, und das ist in den meisten Fällen so.
Ein lieb gewordenes Ritual
Die “erledigten” Kärtchen vom Board abnehmen und die neuen aus dem Vorratsspeicher in die To-dos einsortieren.
Dabei klopfe ich mir regelmäßig selbst auf die Schulter, und lobe mich für alles, was ich geschafft habe. (Ich finde, so ein schönes Selbstlob ist ein tolles Feierabend-Ritual!)
Bleiben tatsächlich einmal Aufgaben unerledigt, habe ich immer die Möglichkeit zu reflektieren, woran das lag.
- Sind unvorhergesehene Aufgaben oder Termine dazu gekommen?
- Habe ich Zeiten falsch eingeschätzt?
Damit ich mich nicht vergesse
Ich weiß, wie schnell es passieren kann, dass ich vor lauter Arbeit, Aufgaben und Terminen, mal wieder keine Pause mache. Und ich weiß auch, dass die Sorge für mich selbst, die wichtigste Aufgabe überhaupt ist. Denn ich kann nur gut arbeiten, wenn es mir gut geht und ich mich wohlfühle…
Damit ist eine der wichtigsten Karte auf meinem Kanban-Board, die
Me-Time-Karte.
Ich hefte sie jeden Tag auf neue in die To-dos, und sie hat immer eine hohe Priorität!
